Что делать, если к вам собираются приехать с проверкой

Эта статья будет интересна тем, кто собирается стать индивидуальным предпринимателем или открыть свою компанию, как впрочем и тем, кто недавно является предпринимателем и еще не успел столкнуться с проверками. Тема статьи – что делать, если к вам собираются приехать с проверкой.

Давайте сначала определим круг государственных органов, которые чаще всего приезжают с проверками. Это:
1. Роспотребнадзор;
2. Федеральная налоговая служба;
3. Прокуратура;
4. Государственная инспекция труда;
5. Полиция (ОБЭП).

Это основные государственные органы, которые могут посетить Ваш офис, и для каждого из них нужен свой набор документов.

Роспотребнадзор.

Роспотребнадзор – федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека. Если по-простому – эта служба контролирует взаимоотношения между потребителем и исполнителем или продавцом.

Когда Роспотребнадзор может приехать с проверкой.
1. Когда на вашу организацию поступила жалоба от потребителя, иной организации или по распоряжению прокуратуры.
2. Когда истек срок устранения ошибок, найденных при плановой проверке.

Как проводится проверка Роспотребнадзором.
В адрес организации за сутки поступает уведомление о том, что в назначенную дату приедут сотрудники Роспотребнадзора. Или же будет указано на необходимость в определенную дату предоставить пакет документов. По итогам проверки будет составлен акт, в котором будут указаны нарушения и сроки их устранения, если найдут.

Также Роспотребнадзор вправе:
1. Наложить штраф на организацию;
2. Вынести предупреждение;
3. Приостановить деятельность организации на определенный период.
Если проверка проводится путем запроса документов, их необходимо предоставить в течение 10 рабочих дней. Сама проверка проводится в течение 20 рабочих дней.
Роспотребнадзор может проверить не все, а только те документы, которые относятся к предмету жалобы.
Обратите внимание, если вы занимаетесь общественным питанием, или был причинен вред жизни и здоровью человека, Роспотребнадзор вправе не уведомлять вас за сутки о проверке.
Из наших последних двух обращений в Роспотребнадзор толку было ноль. Это связано с тем, что действует мораторий на проверку юридических лиц. И проверять сейчас юридические лица они могут только по распоряжению Прокуратуры.

Федеральная налоговая служба.

Вторая организация, государственный орган, который может приехать к вам с проверкой в офис или запросить документы – Федеральная налоговая служба.

Выездные проверки проводятся в организациях, которые попадают под особые критерии. Например:
1. ООО или ИП более двух лет несут убытки или показывают нули в декларациях или отчетах;
2. Расходы за год равны доходам;
3. Заработная плата сотрудников ниже, чем у аналогичных сотрудников в других организациях;
4. Компания или ИП часто меняю юридический адрес, учредителя, директора, устав;
5. Когда предприниматель работает с сомнительными партнерами.

При проверке путем запроса документов (камеральная проверка) все легче, так как точно указывается перечень документов и период за который они должны быть предоставлены.

Гораздо сложнее дело обстоит при фактической проверке, когда сотрудники ФНС у вас в офисе. Заранее узнать о предстоящей проверке почти невозможно, потому что вас могут и не уведомить об этом.

При посещении офиса сотрудники ФНС изначально начнут проверять следующие документы:
1. Устав;
2. Договоры с контрагентами;
3. Выставленные счета;
4. Движения по счетам в банке;
5. Регистры бухгалтерского учета;
6. Путевые листы;
7. Командировочные расходы;

Прежде чем начать проверку, сотрудники налоговой должны предоставить Вам решение. В этом решении будут указаны основания для проведения проверки. Также на выездной проверке могут быть опрошены сотрудники организации. В выездной проверке обычно участвуют 2-3 инспектора.

Кстати, ИП или ООО может не пустить к себе на территорию инспекторов в некоторых случаях:
- если неправильно оформлено решение о проверке;
- если в решении не указано название организации, которая подлежит проверке; - если в решении не указан перечень налогов и сборов, которые будут проверять;
- если в решении нет подписи руководителя налоговой службы или его заместителя.
Но если инспектора реально не впустить, то он составляет акт об этом. В этом случае будет наложен штраф в размере не более 20 000 руб. Срок проведения камеральной, внеплановой и повторной проверки – два месяца.

Государственная инспекция труда.

Государственная инспекция труда (ГИТ) проверяет, как работодатель соблюдает Трудовой кодекс РФ. Проверить работодателя, как и в двух предыдущих случаях могут двумя способами: запросить документы или приехать с проверкой по юридическому адресу.

Документальная проверка.
В этом случае инспектор не выезжает, а просто запрашивает документы по нужному ему перечню. Предоставить их нужно в течение 10 рабочих дней посредством электронной почты, обычной почты, курьером, или личной сдачи. Оригиналы сдавать не обязательно, достаточно копии, заверенной печатью организации. Если инспектор посчитает недостаточным предоставленные документы, он назначит выездную проверку.

Выездная проверка.
Она может быть как плановая, так и внеплановая. Про плановую все понятно и четко регламентировано. Рассмотрим внеплановую. Причинами внеплановой проверки могут быть:
1. Жалоба на работодателя из-за задержки заработной платы;
2. Жалоба на работодателя из-за не оформления трудового договора:
3. Жалоба на работодателя из-за установления заработной платы меньше МРОТ;
4. Жалоба на работодателя из-за отсутствия оплаты за переработки.
Хотя на самом деле – причин, вызывающих решение о внеплановой проверке масса.

Примерный перечень документов, которые может запросить ГИТ:
1. Учредительные документы;
2. Трудовые договоры с сотрудниками;
3. Должностные инструкции;
4. Трудовые книжки;
5. График отпусков;
6. Положение о защите персональных данных.
На самом деле определенного списка документов нет, его формирует сам ГИТ.

За что вас могут наказать, как работодателя:
1. Задержка заработной платы;
2. Не полный пакет документов на сотрудника;
3. Неправильный трудовой договор;
4. Нет индексации заработной платы;
5. Нет графика отпусков;
6. Не полный расчет при увольнении.

Какие права есть у работодателя.
1. Присутствовать во время проверки;
2. Давать устные и письменные пояснения;
3. Получать информацию о цели и основаниях проверки;
4. Ознакомиться с приказом о проведении проверки;
5. Ознакомиться с результатом проверки;
6. Обжаловать результаты проверки.
О проведении выездной проверки работодателя уведомляют по электронной почте или обычным письмом. К уведомлению обязательно должна быть приложена копия приказа. Перед проверкой работодатель может проверить действительно ли приехали именно те люди, которые указаны в приказе.

Инспекторы не имеют право:
1. Начинать проверку без руководителя или доверенного лица;
2. Незаконно распространять информацию о проверке;
3. Превышать сроки проверки – 10 рабочих дней;
4. Требовать оплату с работодателя за проведение проверки.
После проверки инспекторы составляют акт, в котором указывают результат проверки: либо все хорошо, либо приводят информацию о нарушениях и лицах, которые их совершили.
Работодатель может обжаловать результаты проверки в суде.

Прокуратура.

Прокуратура является надзорным органом. Поэтому такая проверка предприятия очень волнительно мероприятие. При внеплановой проверке прокуратура может приехать и без уведомления. Благодаря внезапности у организации или ИП не остается времени на подготовку документов. Наиболее популярная причина внеплановой проверки - жалоба. Иногда прокуроры могут приехать на проверку совместно с другими государственными органами, например санитарно-эпидемиологическая станция или противопожарная станция. Проверка также может быть проведена двумя способами: документальная и выездная.
В документальной проверке организация предоставляет запрошенные документы в течение трех рабочих дней.
Выездная проверка проводится по юридическому адресу компании.

Во время выездной проверки прокурор имеет право:
1. Получать всю необходимую документацию;
2. Получать беспрепятственный доступ в проверяемую организацию;
3. Привлекать должностных лиц для подробных разъяснений.
Руководитель компании имеет право присутствовать при проверке.
Если по результатам проверки нарушений нет, составляется акт.
Если же нарушения будут обнаружены, то выносят протест. У руководителя организации будет 10 дней на то, чтобы устранить нарушения. Об устранении необходимо письменно уведомить прокурора.
С внеплановой проверкой прокуратура может приезжать несколько раз. Естественно у прокурора должны быть документы в виде постановлений о проведении проверки.

Полиция.
Следующими к вам могут приехать сотрудники полиции. Они приезжают либо для обыска помещения, либо для проведения проверки о совершенном преступлении.
Если сотрудники полиции приехали с обыском, то они обязаны предъявить постановление, где будет указано – где проводить обыск, на основании чего, и иные сведения. Во время проведения обыска обязательно должны присутствовать понятые. Если что-то изымается, то это необходимо отразить в протоколе изъятия. Вас могут попросить встать со своих рабочих мест, не трогать компьютеры, телефоны, иную оргтехнику.

Если полиция приехала для проведения проверки о совершенном преступлении, то они имеют право письменно запросить объяснительные с сотрудников, вызвать к себе директора организации, а вот досматривать личные вещи уже не имеют права. Это считается досмотром, а не проведением проверки. Также при проведении проверки сотрудники полиции могут попросить открыть сейф. Как правило, если там ничего криминального нет, можно и открыть. Иначе сотрудник полиции просто изымет его и потом будет официально вскрывать при понятых и вашем присутствии.

Если, к примеру, сотрудники полиции уже у вас в офисе, требуют письменных объяснительных, желательно их написать. Но не забывайте, что дача сначала одних показаний, а потом других будет расцениваться как попытка запутать следствие.
Вообще, хороший совет для руководителя – постарайтесь у себя в организации ввести режим коммерческой тайны. Тогда при проведении проверки о совершенном преступлении и требовании предоставить письменные объяснения с сотрудников, они могут ссылаться на режим коммерческой тайны.
Как и прокуратура, сотрудники полиции могут запросить любые документы, главное чтобы они были в наличии.

Такие мероприятия всегда выбивают руководителей из себя и на эмоциях очень сложно быть хладнокровным и не допускать ошибок. Хорошо, если на такой случай есть грамотный юрист, который хотя бы проконсультирует по телефону или лучше приедет на время проведения проверки.

Вы всегда можете обратиться за консультацией к нашим юристам. Профессиональные юристы Dava Group в режиме реального времени не только подскажут, как действовать, но и помогут с составлением документов. Они также могут взяться за полное сопровождение вашего вопроса.

Присоединяйтесь к нашему боту помошнику в Телеграм, чтобы мы могли Вам сообщить о наших мероприятиях. А их много. Встречи в офисе, игры, трансляции с ответами юриста на животрепещущие темы, тренинги и нетворкинги. С нами здорово.

Юристы ООО «Дава Групп» всегда готовы помочь в решении правовых вопросов. Консультация по телефону 88007777037. Наши юристы на связи в режиме 24 на 7 оказывают помощь населению. Звоните, будем рады помочь.