НАШ ПУТЬ К АВТОМАТИЗАЦИИ НАЙМА

Мы продолжаем делиться своим опытом и успешно решенными кейсами, которые каждый из вас может рассмотреть под другим углом и воплотить в жизнь. Сегодня речь пойдет об автоматизации найма или о том, почему мы были готовы к новым реалиям ещё до глобальных перемен.

Период мезозойской эры

Потребность в качественном поиске и отборе кадров уверенно стоит перед HR всех компаний. Все описанные инструменты давно есть на рынке, и вы, скорее всего, их используете. Расскажем, как используем мы – это наша история.

Нашему процессу не хватало скорости, аналитики, плюс хотелось сделать процесс найма очень комфортным для кандидата и бизнеса. Для бизнеса все было не прозрачно. Мы все ругались, кто прав, кто виноват, не понимая, где именно проблема. Стало легче, когда мы переехали в excel – воронка стала прозрачнее. Но вы только вообразите – мы жили в excel!

/ Мы даже провели CJM (Customer Journey Map) и собрали множество гэпов.

Кстати, очень важное умение перед тем, как начать глобальную стройку, собрать реальный опыт пользователей, не городить то, что будет удобно только hr. У нас это кандидаты и бизнес. А учились этому мы тут: https://lab-w.com/

Розничная сеть Спортмастер это 293 города присутствия, более 450 магазинов и около 16 000 сотрудников, а еще новые магазины, новые сетки, новые страны. Теперь представьте нашу потребность в подборе и какой у нас поток кандидатов.

Для тех, кто не смог представить, раскрываю карты: В 2019 году, каждый месяц появлялось около 1 500 открытых вакансий и, в среднем, мы получали на них по 13 000 откликов. Полный цикл от отклика кандидата на вакансию до выхода на работу составлял примерно 7-10 дней, а нам хотелось ускорить его до 2-3 дней.

Мы понимали, что нам нужно увеличить поток резюме с 13 000 до 20 000 откликов, чтобы у директора магазина была возможность отобрать «того самого» кандидата.

Наш кандидат при отборе проходил такой путь: отклик на вакансию, ожидание звонка менеджера, первичное интервью по телефону, приглашение и приезд в магазин для собеседования с директором, который первый раз общался с кандидатом и ожидание обратной связи от директора.

Если собрать все в кучу:

1. Есть e-staff, но мы его не используем – неудобно для массовки.

2. Процесс найма никто не отслеживал и причин, почему «кандидатов нет» или «вакансии не закрываются», прозрачно понять не могли. Отсюда вечное противостояние бизнеса и hr.

Худо-бедно, воронку сделали прозрачной, заставив обе стороны вести учёт в гугл доке в excel. Рассказать, сколько раз этот док кто-то гробил?

3. Долгий путь кандидата – 10 дней.

4. Долго закрывали вакансии.

5. Поток кандидатов недостаточный.

6. Куплены модули Websoft: найм, оценка, обучение. Но они лежали в пыли и не дружили друг с другом. В параллельной вселенной летали кадры и онбординг в 1С.

7. Нет слаженной работы над получением трафика и вообще, сколько его куда надо.

8. Мы не понимали какие источники лучше использовать в разных регионах для найма, потому что не анализировали их эффективность. Бюджет в каждом был свой и HR региона сам им распоряжался. Не было консолидированной информации.

Нам срочно требовалось хорошее IT решение и пересмотр подхода к найму.

И понеслось

Для начала мы поставили себе задачи:

1. Путь кандидата – не 10 дней, а 2 для торгового персонала

2. Не 4 этапа отбора, а 2

3. Не 13 тыс. резюме обрабатывать, а 20 тыс.

4. Закрытие 1 вакансии руководителя не более 30 дней

5. Чтобы наше решение помогало гнать поток

6. Чтобы оно само фильтровало кандидатов, и мы получали уже полуготовых

7. Чтобы в одной системе были мы все: hr и бизнес.

8. Чтобы видели воронку: что, где и как происходит. На каком этапе сбои.

9. Чтобы все модули подружились, раз уж мы их купили, и процессы полетели единым потоком без нашего ручного привода (найм-преадаптация-оформление-адаптация-обучение-оценка)

В конце мая мы начали изучать рынок и тестировать различные IT решения.

Для того, чтобы выбрать идеальное для нас решение, мы составили чек лист, в котором прописали весь функционал, который нам необходим. Далее, договорились с представителями компаний о предоставлении демоверсий IT решений.

1. Potok
2. FriendWork
3. Хантфлоу

Почему нам эти платформы не подошли? У нас очень строгая политика безопасности и мы не можем передавать информацию в облачные системы. А в случае с интеграцией с любой из вышеперечисленных платформ, для того, чтобы сформировать полную аналитику найма, нам бы пришлось передавать им персональные данные сотрудников. Либо интегрировать облачную систему с e-staff, который находится на внутренних серверах Компании. Но в таком случае мы бы интегрировали нашу CRM систему с другой CRM системой с похожим функционалом. Для нас это оказалось не целесообразно, так как мы хотели именно сделать апгрейд e-staff, сформировав дополнительные возможности и функционал для автоматизации найма.

В итоге мы поняли, что ни одна из готовых программ не удовлетворяет все наши потребности и начали задумываться о том, что нужно создавать уникальный продукт под наш запрос.

/Мы не настаиваем на том, что это лучшее решение. Это просто наш опыт. Мы явно любим великие свершения/

В июле мы встретились с представителями платформы VCV и обсудили их сервис для видео-интервью с кандидатами.

На встрече мы посетовали, что нет нам покоя и показали наш чек-лист, поделились опытом анализа CRM и иных IT решений. Команда VCV вернулась к нам с идеей необходимого нам продукта.

Мы не устояли.

Возможно, наш опыт общения с контрагентами будет полезен:

1. Коммуникации. Обращайте внимание на то, кто ведет встречу и как контрагент реагирует на ваш запрос. Если вы видите, что контрагент не помогает вам формулировать идеи, не корректирует вас, занимает пассивную позицию, не проявляет интерес к проекту и идее, тогда вам точно будет сложно создавать проект с нуля. Со стороны контрагента должен быть опытный проджект-менеджер, который будет вести вас и помогать генерить идеи и правильные решения. В таком случае, растет доверие к контрагенту как к эксперту и формируется позитивная рабочая атмосфера. Вы становитесь одной командой на период проекта.

2. Оперативность реакции. Тестируя наше IT решение, мы столкнулись с тем, что не каждый менеджер оперативно отвечает на запрос или помогает решить технические неполадки при использовании демоверсии. Кто-то даже на письма отвечал неделю. Это важный аспект для оценки. Если такие сложности возникают уже сейчас, то когда вы заплатите деньги, есть все риски, что контрагент совсем потеряет интерес и вам придётся пушить его.

3. Гибкость. Если вы решили реализовать проект в крупной компании, то при отсутствии гибкости у контрагента, вы обречены на провал. Как правило, крупные компании выдвигают свои условия по логике оплаты, юридическим аспектам, взаимодействию. Если ваш партнер не готов идти на встречу, вы не сможете даже заключить договор. На первых встречах можно сразу это понять.

4. Стоимость продукта. Вы обязательно должны рассчитать ROI. Наш проект окупится за два года с момента, как мы начали пользоваться базовым продуктом VCV.

Давайте расскажем, что мы задумали

А задумали мы единорога.

Лендинг

Нам нужен продающий лендинг! Не сайт. Лендинг, продающий только вакансии специалистов. Созданный по всем канонам продающего сайта.

С него можно сразу переключиться на собеседование, в любое время, хоть ночью

/Кстати вот он: https://sm.vcv.ru/

В другой раз расскажем все про продающий лендинг, как на него вести и эффективно удерживать трафик/

Трафик

С поисковых ресурсов всех на VCV.

На VCV можно перейти через QR-код, по прямой ссылке или при интеграции с поисковым ресурсом через API.

Отдельно про само интервью на VCV.

Кандидат может пройти его даже на ходу, в любом месте и в любое время. Займет это 5 минут. Не нужно ждать, когда вам перезвонят.

А для нас это возможность отсекать анкеты кандидатов на ранних этапах, не тратя наших ресурсов, отсекать как можно больше «не наших» кандидатов: многие ленятся пройти интервью, кто-то с техникой «на вы» или не готов продемонстрировать свою физическую подготовку – значит человек не наших ценностей.

Ах, да – мы просим на интервью выполнять физические упражнения.

Нам важно знать, условно, в какой форме кандидат, ведь мы несем миссию здорового образа жизни, одержимость спортом и должны этому соответствовать.

/Нет, мы не отбираем только «качков», марафонцев или моделей. Нам важно, чтобы человек разделял наши ценности, был готов тренироваться, вести здоровый образ жизни, поддерживать спортивные начинания компании/

К тому же, работа в гипермаркете – это нагрузка! За день наши сотрудники проходят больше 10 000 шагов. А еще мы любим спортивные флешмобы, тренировки, участвовать в забегах, у нас есть свой беговой клуб, футбольные тренировки и приложение для самостоятельных тренировок в любом месте и много других спортивных активностей.

И таким простым способом, как просьбой отжаться 10 раз, мы сразу показываем нашу корпоративную культуру, что ждет их на работе в Спортмастер.

Ну а с VCV готовых кандидатов забирают директора магазинов. Они еще до встречи с кандидатом могут принять решение и приглашать только тех, кто подходит под должность.

/Хотите пройти видео-интервью? : https://sportmaster.vcv.ru/r/0f2c11cc

Сама платформа рекрутера

VCV CRM – это удобная админка, где каждый директор магазина видит свои вакансии. И мы все вместе видим, что с ними происходит – воронку. «Движок» - база от e-staff. Теперь все наши косяки, как на ладони. И мы стараемся не нарушать прописанных дедлайнов.

Или придет гремлин и всех съест.

Когда появляется вакансия, Директор магазина подает заявку на подбор через систему. А менеджер по персоналу видит, на каких территориях и сколько вакансий надо закрыть, и какой поток кандидатов нужно сформировать для этого. У нас все шаги посчитаны – больше положенного ни-ни.

Неэффективно сработал с потоком – сам виноват. Мы все видим.

При отклике на вакансию кандидат может посмотреть видео от Директора, чтобы понять, с каким руководителем нужно будет работать. А директор может так подать работу у себя, что очередь высторится.

После каждого этапа кандидат автоматически получает обратную связь от компании при проставлении статусов решения.

Совсем космос

Отдел кадров автоматически получает список финалистов и нужную информацию, и готовится к их оформлению. Сейчас этот этап отсутствует, и процедура занимает немало времени.

А далее, наш новичок получает доступы на обучающие платформы и назначенное обучение. И побежал)

Аналитика

Помимо стандартных метрик найма, мы смотрим тут же и аналитику лендинга (чтобы понимать, на каком этапе кандидату стало неинтересно, с какого источника он пришел)

Как вы поняли – это наше эльдорадо. Думаем, у многих из вас всё давно работает, и вы не создавали это эльдорадо, а взяли готовое. Но это наша история и она такая.

Но это не все, не расходитесь!

Такая автоматизация заставила нас пересмотреть и структуру hr, и сам профиль hr, и вообще процедуру найма.

Знаете, как бывает - вот решишь ремонт на кухне сделать, а потом «вжих» – и не понял, как уже залез в ремонт всей квартиры.

Мы начали превращаться всем рекрутментом в маркетинг - вингардиум левиоса!

1. Научились готовить медиа-план прямо по городам и искать эффективные каналы

/вот ссылочка на шаблон с примерами/ https://yadi.sk/i/DFT4V_-NtWh4Bw

2. Посчитали воронки по-магазинно и стало ясно, сколько куда кандидатов нужно (конверсия везде разная).

Например, чтобы закрыть 1 продавца в Москве надо записать 50 VCV, а для Сыктывкара хватит – 5. А чтобы записало в Москве 50 человек, ссылку получат 150. Вот такой адской математикой владеют наши рекрутеры.

3. Сейчас на подходе обучение работы с воронкой продаж и прочими фишками из мира маркетинга

/Мы будем рассказывать истории – спойлер/

4. Создали мини армию ресечеров трафика на базе нашего call центра

Пришлось перетряхнуть и процесс найма. Описать его и заучить. Аминь.

/Но об этом мы расскажем в другой раз/

А теперь покажем, что нам уже удалось, а что ещё в процессе

Проект можно разделить на четыре этапа.

1 этап. Прения сторон (июль-октябрь)

Этот этап ушел на переговоры, согласование и подписание договора о приобретении базового продукта, чтобы мы могли его протестировать и сразу начать упрощать найм, пока идет разработка нашего основного продукта. Важной составляющей договора является техническое задание (чтобы его написать, нужно нарисовать сам процесс в деталях). Поэтому будьте готовы к бурным дискуссиям и сложностям.

Нам, например, понадобилось провести 14 встреч.

2 этап: договор и ТЗ (октября –декабрь).

IT специалисты Спортмастера и платформы VCV согласовывали ТЗ нашего уникального проекта и изучали возможности интеграции. Мы ожидали «ок» от юристов и после подписания кучи бумаг, наконец-то, перед Новым годом проект стартовал!

Мы оценили, что на создание уникального продукта уйдет 6-9 месяцев.

3 этап: переходный (ноябрь-январь)

На этом этапе мы запустили практически всю админку и перевезли все процессы

• Запустили директорам магазина личные кабинеты, обучили работать с новым процессом и системой
• Директора начали заполнять заявки, когда есть вакансия (наконец и тут порядок)
• Начала работать аналитика
• Запустили лендинг
• Купили базовый продукт VCV и провели тесты. Нам требовалось понять, какие вопросы должны быть и сколько должно занимать интервью
• Директора осматривают кандидатов без нашего участия
• С hh кандидаты уже попадают сразу на VCV

4 этап: CRM система (январь-июль)

Сейчас мы интегрируем наш лендинг с e-staff – сами знаете, что в массовом найме идет лавина резюме и каждое внести в базу – нереально. Это мы решили.

Дорабатывается функция видео с руководителем;

VCV-бот сам «пылесосит» - тоже вот-вот начнет работать;

Автоматическая обратная связь тоже в процессе.

Ведем переговоры с основными рабочими ресурсами, чтобы и там кандидат сразу попадал на VCV

Завершение всех работ состоится в июле 2020 года.

5 этап: интеграция

Нельзя назвать этот этап «после всего». Работы по дружбе систем между собой идут своим чередом параллельно.

А вот наши первые результаты. Та-дааа!

С запуском усовершенствованных рекрутеров-маркетологов и VCV мы увеличили количество откликов на 30%. И на 25% увеличился поток релевантных кандидатов.

На 30% больше резюме смогли обработать рекрутеры – 20 000 разом стало реальностью, можем и больше.

На 25% уменьшилось контактов рекрутера с кандидатами. За нас это делает VCV. А мы в это время заняты промо наших вакансий.

На 30% сократилось ожидание кандидата и больше мира стало в наших с бизнесом коммуникациях. Все благодаря прозрачности воронки – все наши косяки как на ладони и все соблюдают сроки этапов. Резюме не теряются, все есть в базе, все в твоем кабинете.

Больше нет 100500 этапов отбора. Есть удобное видео интервью и потом сразу к директору.

И это не все. Наша новая система найма очень выручила в непростой период пандемии. Когда всё надо быстро и сегодня, и удаленно.

Как VCV помог нам просмотреть 350 видео резюме за 2 дня в период пандемии

Как и большинство компаний-ритейлеров, Спортмастер был вынужден в один день приостановить все офлайн продажи и перейти на онлайн. Количество онлайн-заявок резко возросло, это привело к увеличению загруженности линий контактного центра.

Следовательно, требовалось в кратчайшие сроки расширить колл-центр. Но, так как основной колл-центр базируется в Воронеже, пришлось буквально создать его с 0 в Москве.

В одну из пятниц нам пришел запрос от коллег с просьбой отобрать 110 сотрудников, которые смогут во вторник выйти на ускоренное обучение и будут готовы консультировать клиентов на линии.

Время было непростое, работа с сотрудниками продолжалась 24\7, многие были напуганы и не хотели лишний раз пользоваться общественным транспортом. К тому времени мы уже создали «HR поддержку» наших сотрудников (в первую неделю после «заморозки» работы магазинов), что тоже упростило работу.

Итак, как мы действовали:

1. Нам потребовался один сотрудник, который создал лендинг вакансии. Нужно было придумать вопросы для видео-интервью и обучить коллег из колл-центра работе с платформой для отбора кандидатов. Весь процесс занял 3 часа.

2. Далее мы разместили «продающий» пост в нашем канале коммуникаций в VK и дали объявление в Телеграм канале, созданном для помощи поиска работы сотрудников (читайте предыдущую статью).

3. За 2 дня получили около 300 откликов сотрудников! Видео интервью состояло из 3 вопросов. Ответ на 1 в среднем занимал 40 секунд, итого менее 3-х минут на просмотр одного кандидата.

Даже если забыть, что все это случилось в момент пандемии, то провести полноценное интервью с 300 кандидатами в выходные просто нереально! Не только сотрудники магазинов находились по возможности дома, но и офиса, что также усложняло обычный подбор. Теперь представьте сколько желающих бы отпало на моменте осознания, что на собеседование нужно куда-то ехать, а не потратить 3 минуты своего времени в любом месте имея только мобильный телефон и интернет

И все же это не значит, что все было просто и легко. Вся работа была в режиме онлайн 24\7. Как только приходило оповещение о новом отклике, его тут же отсматривали, принимали решение по кандидату и давали ему обратную связь.

Тем не менее одно принятое решение 6 месяцев назад двигаться вперед к автоматизации найма сделало нас максимально подготовленными к ситуации, в которой оказались все HR на данный момент.

Подводя итоги

В это трудно поверить, но всего за 2 недели мы подготовили рабочие места, отобрали и обучили в колл-центр 110 наших сотрудников.

Мы превзошли свои ожидания благодаря:

1. Своевременному переходу к автоматизации найма и упрощению процессов;

2. Сплоченной команде. Ради достижения цели объединились буквально все – от HR BP и рекрутеров до охранников, которые проверяли обновленные списки, мерили температуру и делали всё, чтобы процесс протекал безопасно и бесперебойно. Наши ребята из отдела обучения также подключились и ежедневно помогали ребятам быстро адаптироваться работе на линии, помогали отвечать на сложные вопросы и поддерживали морально.

3. Готовности совершать ошибки и не бояться их. Конечно, не все из отобранных кандидатов в итоге дошли до офиса, кто-то не прошел обучение, кто-то терялся на линии в первые дни. Это нормально! Действовать, осознавая риски и быть готовыми к неудачам это то, что делает вас сильными!

Перемены в бизнесе происходят всегда. Главное – своевременно на них реагировать, быть в ритме современных реалий. Если чувствуете, что какой-то процесс доставляет вам неудобства, он не идеален и его можно улучшить – сначала подумайте, как это сделать, а потом сделайте! Да, сегодня это может стоить вам больших усилий, но зато вы сможете значительно сэкономить ваши силы и время в будущем.

Руководители проекта: Елена Мажугина, заместитель директора департамента персонала РС и Александра Марченко, руководитель группы по подбору РС

Автор: Татьяна Шпакова, ведущий специалист по внутренним коммуникациям и промотивной работе РС